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近年来,随着招投标行业不断发展,项目的需求不断提高,对标书的要求自然也越来越高。一份的标书不只代表了投标方的能力,更影响着中标的成功率。
我们一般说的标书是指投标文件,投标文件是指具备承担招标项目的能力的投标人,应招标文件要求编制的响应性文件,一般由商务文件、技术文件、报价文件和其他部分组成。

招标文件的目的是通知潜在的投标人有关所要采购的货物和服务,合同的条款和条件及交货的时间安排。起草的招标文件应该所有的投标人具有同等的公平竞争机会。

招标与一般的交易方式相比,主要有以下三个特点:
(1)招标是由参加投标的企业按照招标人所提出的条件,一次性递价成交的贸易方式,双方无须进行反复磋商。
(2)招标是一种竞卖的贸易方式。
(3)招标是在的时间和的地点进行的,并事先规定了一些具体的条件,因此,投标根据其规定的条件进行,如不符合其条件,则难以中标。

招标前应当完成的工作
  《招标投标法》第九条规定:“招标项目按照国家有关规定需要履行项目审批手续的,应当先履行审批手续,取得批准。招标人应当有进行招标项目的相应资金或者资金来源已经落实,并应当在招标文件中如实载明。
  故办理审批手续和落实资金来源是提出招标项目前完成的两项工作。审批手续主要有:立项审批、投资规模审批、资金来源审批、安全性审批、环保审批等。项目资金来源于财政资金、自有资金、贷款等,资金落实关系到项目履行状况和承包人切身利益,在招标文件中如实载明。
投标书的主要内容可分为三大部分:程序条款、技术条款、商务条款。包含下列主要九项内容:
1、招标邀请函;2、投标人须知;3、招标项目的技术要求及附件;4、投标书格式;5、投标文件;6、合同条件(合同的一般条款及特殊条款);7、技术标准、规范;8、投标企业资格文件;9、 合同格式。
投标小技巧
一、知已知彼
知已是推算出自己在同行业中的位置,优势,知彼充分了解业主对与各方的实力、背景有一定了解,以明确业主企业这次投标的意向。例如,是否想利用本地企业,是否想采用进口设备,是否采用竞标等,了解对方通常的报价习惯、企业实力、优势、背景等,制定合理的报价策略。
二、研究标书,明确目的
对标书中不明白的地方一定要说明清楚,并且说明方式要正式、正规,少用电话,多用传真,编标书严格按照业主的要求,编标书的时间要留有余地,编标书过程中尽可能收集到更多的信息,后在报价时不要受太多因素的影响。后的投标文件格式美观,严格按照业主要求,与此同时,明确了企业投标的真正目的是赢利,抢占市场,创造业绩,塑造团队营销企业品牌等。
制作标书的流程:
1.获取招标文件
这个一般都是直接购买招标文件,或在网上下载招标文件。这个需要注意的就是一般直接购买的招标文件,现场索要一份电子版文件,很多初次投标的朋友,不知道电子版文件的重要性,浪费了很多制作标书的时间。
2.制作标书
标书一般分为商务部分和技术部分。
2.1商务部分标书的制作
2.1.1大多数时间从取得标书到递交标书的时间都很短(10天以内),拿到标书总体过目一遍,把需要第三方提供的资料标注出来,先准备这一类的资料,因为这方面的资料需要银行等其他机构提供,需要时间。如:企业开户银行提供的资信证明,财务审计报告,纳税证明等。
2.1.2把标书中涉及到的重要的几个点标注出来,如:项目名称、投标截止时间、送标书地址等,方便安排时间制作标书。
2.1.3正式制作标书前,先列提纲,把大小章节前后顺序列出来。招标书提供了格式的附件,可以直接拷贝过来用。如谈判投标函、报价函格式,法人代表授权书格式,售后服务承诺格式等。
2.1.4准备资格证明类的文件:公司及产品资质。在文档中放入正确的位置。如:公司营业执照,税务登记证,组织机构代码证,以及其他产品证书。
2.1.5填写总报价及分项报价表,填写商务偏离表。
2.1.6列举典型案例并提供证明文件。
2.2技术部分标书的制作:
2.2.1看招标书技术参数要求,做技术偏离表。
2.2.2针对招标书中的项目要求做点对点应答。
2.2.3针对招标书的项目要求做技术方案。
2.2.4响应招标书中关于技术培训,实施,售后等内容。
2.3.5排版:调整字体大小,字号,格式,段落,标题分级,检查错别字,标点符号等。
3.封装、递交标书
  按招标书中的要求封装标书,如,正本几份,副本几份,是否需要提供电子U盘或光盘。到文印店打印,严格按照招标文件要求装订方式打印和封装。这个需要注意的是考虑到不同版本的WORD,确认标书定稿后,转成PDF文档,这样打印的时候就不会出现错误。后核查无误后按要求封装,需要注意的是注意密封方式,曾经有位投标的朋友,投寄标书时,因为标书太厚,现场档案袋破损,投标文件掉了出来,文件现场直接被拒收了。投标是个技术活,考虑全面才能为顺利中标夯实基础。

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