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在企业及单位的办公管理中,都会涉及到秘书与行政要务,办公自动化的应用,能够及时的了解行政事务与人事关系,确保事务处理更加准确。

在企业管理中,是否正确的决策是确保办公管理的基础,使用办公自动化系统能够自动对文件进行核对,如人事关系、财务账目等。而办公自动化可以对涉及到决策的相关资料进行科学的分析,这样能够有效的提高决策的科学性与数据的度。

数字化、网络化、信息化是办公自动化发展的潮流,而多维度、多领域的“协同办公”是办公自动化发展的新方向。简单来说,协同工作就是由多人互相配合完成同一工作目标,照此理解,为实现办公自动化中各业务信息的交流、组合以及信息共享等方式都可看作是协同办公。

与过去对纸质文件的审阅方式相比,通过OA系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张,降低办公成本。领导可直接在OA系统上阅读、审批和修订电子文件,并保留阅读和修改的痕迹,解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题,而且,电子文件在OA系统上可同时向多人传阅,缩短了文件传阅的周期,杜绝了纸质文件丢失的可能性。

OA系统的使用,全面推进了办公自动化,借助计算机和网络信息技术,实现了、安全、规范地处理办公室内的事业性业务,大幅度提高工作效率和服务质量。同时,为各级领导进行宏观管理提供了、便利的服务,为科学决策提供了参考依据,从而构建一套科学的管理模式。

网络使用的全面化普及,使软件更加倾向于软件的网络化,所以自动化办公也是OA系统与互联网之间实现方便快捷衔接才行。国内目前许多的OA软件还是有待进一步完善的,虽然其集成了网络办公功能,但并不完善。基于这个原因,学习国外一部分出色的管理系统,比如Google推出的文档在线处理的软件以及电子表格软件等,可以实现、快捷的网上办公;还有微软的Office与互联网的交互,实现了办公的移动化。这都是一些好的实例,可以使人们去进行学习与借鉴。现在的OA系统都是与互联网的交互,而不是不追求与互联网交互,这是OA的追求目标,这将对企业市场竞争力的提高和市场地位的上升起到决定性的作用。

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