实质上响应招标文件要求的投标文件，应与本招标文件中包括的全部条款、条件和规范相符，无重大差异或保留。所谓重大差异或保留是指对项目的范围、质量、工期、实施产生重大影响，或者对招标文件中约定的招标人的权利及投标人的义务等方面造成重大的削弱或限制，而且纠正这种差异或保留将会对其他提交了响应招标文件要求的投标文件的投标人竞争地位产生不公正的影响。
招标小组成员认真研究招标文件，了解和熟悉招标的目的、招标范围、主要合同条件、招标项目的技术标准和工期要求，掌握评标标准和方法，熟悉本办法中包括的评标表格的使用，如果本办法所附的表格不能满足评标所需时，招标小组应补充编制评标所需的表格，尤其是用于详细分析计算的表格。未在本办法中规定的标准和方法不得作为评标的依据。
招标小组准备评标所需的信息和数据， 包括投标文件、有关的法律、法规、规章、国家标准以及招标小组认为必要的其他信息和数据
.在本招标项目评标期间，招标人可能会要求投标人拟派驻本项目现场的项目负责人就其本人理论、实践经验、投标文件中的有关事项、对本招标项目的特点和难点的认识以及具体对策等进行陈述和答辩；提醒投标人注意，招标人对项目负责人个人询问表现的评价将会对本招标项目的评标和决标产生重要的影响。招标人将至少会提前48小时以书面方式通知各投标人时间和地点、参加人员和有关具体要求，投标人应在收到这样的书面通知后立即以书面形式确认已收到这样的会议通知。
投标人在提交标书前，应对本项目的有关招标范围、验收/检查标准、项目所在地区域环境、交通情况等情况均详细研究明了，应认真考虑自身标书中投标报价风险以及中标后自身的经济承受能力，合理确定自身的投标报价。投标报价中应已包括按招标文件和合同条款中的规定，执行及完成本项目所包含的全部工作内容的费用，投标人应对投标报价的准确性承担一切责任，如有任何错漏，后果自负。
招标人保留随时增加或减少服务内容的权利。中标人须自行负责向项目当地主管部门申领办理一切手续并获得所有为承担本项目所需之证明等全部文件。若中标人未能在规定时间内获得上述所需之证明文件，无法与招标人完成合同签署工作，则中标人除需自行承担其全部责任外，还应赔偿招标人因此遭受的全部损失。
数据库迁移项目中，在新数据库平台（包含服务器、网络、存储及数据库软件实施）建设完成后，将开始数据库迁移及优化工作。为数据库迁移项目大程度的降低执行风险，制定全面、详细的数据库迁移方案是开始实施前关键工作。在EMC数据迁移的完整方法论中，这部分工作属于右图所示的“规划设计”阶段工作内容的第7、8、9、10项工作内容。