复印机租赁是近年来新兴的一种办公设备服务。一般由办公设备公司提供复印机设备，并负责后续的维护，包括耗材配件，企业只需按月或年按张付费。
复印机是事务处理机器，不是生产设备,不会产生效益。
复印机有附带服务的特征,而且这些服务都是要收费的。包括供应商提供的消耗材料、零配件,
服务商提供的维修、保养。
复印机的使用成本是随着印量增多而上升。印的太少,设备的折旧又不可避免。这就要产生设备
管理的问题,例如:你的办公室成员多,使用率比较高,即使总的印量不多,使用成本不一定会低。
除人为因素损坏，办公设备的正常维护费用、清洁费用、碳粉等耗材费用一般情况下均由租赁公司承担，大多租赁公司并不使用原装耗材，但承诺打印质量能满足用户需求。该条款需双方事先协商，并写入合同。
租机不用承担设备过时风险
由于技术的突飞猛进，新、好产品的不断涌现，造成了设备使用周期缩短，更新换代加快。购买者必定要承担设备过时的风险，若选择租赁，风险就由租赁方承担。
可任选适用的机型
对于购买者来说，设备一买回来就定位了，如果发现它与现在的工作量不配（速度过慢影响工作，且维护起来也麻烦）。或者是品牌不称心，这样，想换机就十分困难了：你得花很多时间和精力与商家谈判，但未免能成功；就算成功了，你还得再多花一大笔冤枉钱，而租机就不会有以上的现象，你可随时调换更便条的复印机，月租也会适当调整。这样，你就可灵活使用办公设备了。