项目经理需要掌握沟通管理中的“五个正确”

沟通是项目和项目管理的一个关键和的部分，是一个项目经理确保有效功能的系统。一个新项目从启动到结束，项目经理有90%时间花在沟通协调上，这不是夸张。

沟通，重要的是“有效”。搭建一个有效沟通系统，对一个项目的重要性来说，怎么强调都不为过；甚至我们认为，缺乏有效的沟通是项目经理可能犯的大错误。由于缺乏有效的沟通，很可能会造成项目拖延，低效，士气低落，矛盾重重，导致项目无法实现目标。为此，项目在启动之时，就要识别沟通对象和目的，做好沟通计划，创建沟通系统。

什么是沟通？

有这样一个笑话：
一个新兵队伍在夜间行军，走在前面的连长要向后面传达命令：“拉开距离”。行军途中传达命令是每一个战士向身后的一个战士传达，并同时执行命令。直至传达到后一个人。

不巧的是，队伍中天南海北的人都有，口音自然也是天南海北。很快，这个传达的命令就变了形，到后一名新兵时变成了“拉头巨驴”。这名新兵看着前不着村后不着店的黑夜，不知所措，直接跑步到了连长那里，才发现命令传达错误。

这个笑话如果发生在真实的战场上，不知道会造成多少损失。这就是沟通错误的后果。

沟通的5个正确
项目中经常需要对事件的处理方式方法、时间、责任、效果等等进行沟通，项目经理确保每一个人都要充分接受和理解信息。因此，沟通就要做到5个正确：

让正确的人，在正确的时间、正确的地点，以正确的形式，获得正确的信息。

缺少任何一个“正确”，沟通的效果都不会是。如果沟通的对象无法获得正确的信息，自然会影响行动步骤。要做到5个正确，就做好沟通计划。

正确的人：传递信息的人是不是得到授权，有权传递的人?接收信息的人，是不是得到授权，有权接收的人?有没有考量授权的准确性和合理性?

正确的时间：如果你尝试在夜半三更时分发出一份非紧急或者非预约的报告，很可能会给接收者造成“多余”的印象。在截止时间分钟，提交一份需要仔细推敲的报告，也是自取不信任票。给别人留出一点充分的时间去思考，好过把时间都留给自己去思考。

正确的地点：在正式的办公场合或者非正式的办公场合提交一份信息，这取决于信息本身的情况。倾向于在办公场合传递信息，可能会更加直观。邮件也是一种网络地点，必要的邮件是一种传递记录。

正确的形式：书面、口头、邮件、等多种传递形式，取决于传递信息的目的和渠道。例如一个文档管理良好的公司会倾向于书面、邮件等形式传递信息。有的公司或者项目习惯于多渠道、多人参与的邮件群或者工作群。有的公司或者项目习惯于一对一沟通，因情况而异。

正确的信息：信息的正确性是重要的环节，要想做出客观的判断，依赖于信息的正确性，要讲求“证据链”。道听途说的消息，一定要经过验证真伪后才能使用。

掌握了什么是沟通的“5个正确”，有助于项目经理提高沟通效率，获得更多利益相关方的支持，达到沟通目的和效果。



关于我们

现代集团(BMMTEC)，1998年开始从事项目管理培训，是中国经美国项目管理协会PMI授权认可的国际项目管理培训、咨询机构（R.E.P）。

2000年引进PMP考试，主办国内、二次PMP认证考试；国家项目管理标准（GB）主要起草单位；2008年北京奥运会、2010年上海世博会项目管理咨询商；荣获“2010PMI十年成就奖”的教育机构；2012-2015年连续四年被国家外国局培训中心评为“培训机构”；2016年荣获国家外国局年度“考务工作团队” 称号；2017年被外专局授权为“产品经理NPDP项目培训机构”。


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柳老师 （同）