传统的纸制标书通过各种软件打印成纸张，签字盖章后还有一系列的操作。，需要按照目录顺序，分明标、暗标、投标文件等装订成册，然后密封起来。到工程建设交易中心后，要人员在场启封开标，对暗标还要现场设置编号等。那么，电子标书也应具有同样的功能，符合招标、投标及评标的需要。
全面反映使用单位的需求的原则：招标将面对的使用单位对自己的工程、项目、货物了解程度的差异非常大。再加上项目的复杂程度大，招标机构就要针对使用单位状况、项目复杂情况，组织好使用单位进行设计，并由编制好标书，做到全面反映使用单位需求。
当然项目不同对编制标书有不同的要求，但这里不涉及不同点，只讲共同点。设备的技术要求及附件包括的主要内容有：设备规格、技术参数、质量性能指标、控制方式及自动化程度、工艺流程、检查验收方式及标准，还包括对原材料、零配件、工具、包装的具体要求，以及安全、环保、节能、劳动保护等方面的要求。附件通常包括典型零件加工图纸等。
