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阐明需要采购货物或工程的性质,通报招标程序将依据的规则和程序,告知订立合同的条件。招标文件既是投标商编制投标文件的依据,又是采购人与中标商签定合同的基础。因此,招标文件在整个采购过程中起着至关重要的作用。招标人应十分重视编制招标文件的工作,并本着公平互利的原则,务使招标文件严密、周到、细致、内容正确。编制招标文件是一项十分重要而又非常繁琐的工作,应有有关参加,必要时还要聘请咨询参加。

招标文件的目的是通知潜在的投标人有关所要采购的货物和服务,合同的条款和条件及交货的时间安排。起草的招标文件应该所有的投标人具有同等的公平竞争机会。根据单一项目招标文件的范围和内容,文件中一般应包含:项目的概括信息;技术规格客观性的设计文件;投标的样本表格;合同的一般和特殊条款;技术规格和数量清单,在一些特殊情况,还应附有性能规格,投标金保函,预付款保函和履约保函的标准样本。

注意的问题
招标文件编制应注意的问题
招标文件的编制要特别注意以下几个方面:
⑴所有采购的货物、设备或工程的内容,详细地一一说明,以构成竞争性招标的基础;
⑵制定技术规格和合同条款不应造成对有资格投标的任何供应商或承包商的歧视;
⑶评标的标准应公开和合理,对偏离招标文件另行提出新的技术规格的标书的评审标准,更应切合实际,力求公平;
⑷符合本国的有关规定,如有不一致之处要妥善处理。

招标书又称招标通告、招标启事、招标广告,它是将招标主要事项和要求公告于世,从而招使众多的投资者前来投标。一般都通过报刊、广播、电视等公开传播媒介发表。在整个招标过程中,它是属于使用的公开性文件,也是具有周知性的文件。

招标代理机构面对的是采购单位对自己的项目了解程度差异非常大,再加上采购项目门类繁多,招标代理机构编制招标文件前就要对采购单位状况、项目复杂情况、具体要求等所有需求有一个真实全面的了解。
在编招标文件时应该考虑的都要考虑到,即使当时不能确定具体要求,也应把考虑到的要求提出来。想到了,但不能确定的也应该把想到了的提出来,让投标者根据自己的经验来建议。
合理是指采购人提出技术要求、商务条件依据充分并切合实际。技术要求根据可行性报告、技术经济分析确立,不能盲目提高标准、提高设备精度等,否则会多花不必要的钱。合理的特殊要求,可在招标文件中列出,但这些条款不应过于苛刻,更不允许将风险全部转嫁给中标方。由于项目的特殊要求需要提供出合同条款,如支付方式、售后服务、质量、主保险费及投标企业资格文件等,这部分要求的提出也要合理。验收方式和标准应采用我国通用的标准,或我国承认的国外标准、欧洲标准等。
为了减少招标文件的倾向性,根据通过使用要求和使用目的确定货物档次,建议采用同档次产品开展市场调查进行比较,或向有水平的行业咨询,找出各匹配产品质量、性能、价格等差异所在。
以规范的文字,把采购的目的、要求、进度、服务等描述得简捷有序、准确明了。使有兴趣参加投标的所有投标人都能清楚地知道需要提供什么样的货物、服务才能满足采购需求。不允许使用大概、大约等无法确定的语句,不要委婉描述,不要字句堆砌,表达上的含混不清,会造成理解上的差异。不要在某一部分说清楚了的事,又在另外章节中复述,弄不好,可能产生矛盾,让投标人无所适从。如对设备的软件问题,也应根据需要合理提示,以防在签约时出现价格问题。

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