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在企业及单位的办公管理中，都会涉及到秘书与行政要务，办公自动化的应用，能够及时的了解行政事务与人事关系，确保事务处理更加准确。

在企业管理中，是否正确的决策是确保办公管理的基础，使用办公自动化系统能够自动对文件进行核对，如人事关系、财务账目等。而办公自动化可以对涉及到决策的相关资料进行科学的分析，这样能够有效的提高决策的科学性与数据的度。

信息资源的共享是办公自动化系统的一个重要内容。为提高办公自动化效率，需要建设统一、安全、的
信息资源共享交换平台。信息交换平台由集中部署的数据交换服务器及各种数据接口适配器构成，提供一整套规范、、安全的数据交换机制，解决数据采集、更新、汇总、分发、一致性等数据交换问题，解决按序查询、公共数据存取控制等问题。

与过去对纸质文件的审阅方式相比，通过OA系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张，降低办公成本。领导可直接在OA系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题，而且，电子文件在OA系统上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅的周期，杜绝了纸质文件丢失的可能性。

OA系统中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门共享信息资源的平台，员工可通过OA系统及时了解全院的新信息，有利于部门之间的沟通与合作。OA系统上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了的便利，解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，从而提高搜集文件资料的效率。

OA系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及时协调解决。此外，在OA系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。

OA系统的信息传递、日程安排等功能模块，地提高了员工之间的协作效率与沟通能力，打造了凝聚力较强、工作效率较高，并且具有快速反应能力的团队。通过设立工作论坛等模块，更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动，员工之间互相取长补短，共同学习，共同进步，促进了业务水平的提高增强了团队合作精神。
网络使用的全面化普及，使软件更加倾向于软件的网络化，所以自动化办公也是OA系统与互联网之间实现方便快捷衔接才行。国内目前许多的OA软件还是有待进一步完善的，虽然其集成了网络办公功能，但并不完善。基于这个原因，学习国外一部分出色的管理系统，比如Google推出的文档在线处理的软件以及电子表格软件等，可以实现、快捷的网上办公；还有微软的Office与互联网的交互，实现了办公的移动化。这都是一些好的实例，可以使人们去进行学习与借鉴。现在的OA系统都是与互联网的交互，而不是不追求与互联网交互，这是OA的追求目标，这将对企业市场竞争力的提高和市场地位的上升起到决定性的作用。
在如今网络和信息的时代，用户往往需要花费很多的时间和力气去进行业务数据的处理。在面临的数据量都时候，假如办公软件需要帮助用户去做BI和智能商业分析一些基本的工作，使用办公自动化系统可以发现一些也许不起眼的商业机会，而这样的机会都是可遇不可求的，工作绩效将会被提高，这对于用户来说是的好处。