恒温恒湿机是一种经常运用在档案馆的设备，我们都知道档案馆是储存重要档案、资料、文本的地方，不管是纸质档案还是录像、影音资料，它们都对储存环境里的温度、湿度有着特定要求，保持湿度、温度在一定范围内，温度湿度过高或者过低，都会给储存的档案资料带来不可磨灭的损失。在某些不适合档案储存的温度下，轻则导致档案上面的文字掉色、退化，重则让文本档案产生霉菌、书虫等。这样不仅损坏档案书籍，而且还威胁到档案管理员的身体健康。因此对于档案馆来说，准备一台恒温恒湿机是很有必要的。
而到了秋冬季节，尤其是在我国西北、东北地区，低温少雨且空气干燥，再加上供暖力度的加大，档案室库房内空气干燥，相对湿度与规范要求相差甚远。这就很容易使音像档案材料、磁性载体档案材料等脆化、硬化、易碎化，从而使信息丢失。因此，为了使档案室库房的温湿度等符合档案的要求，需采取一定的措施，即对档案室库房的温湿度进行控制与调节。
如果机房环境相对湿度超过65%RH时，就超出了标准范围；当相对湿度超过80%RH时，就会变得非常潮湿了；潮湿空气会腐蚀开关线路，进而导致设备功能失效和故障。在数据处理设备中，吸湿（吸收湿气）的电路板随着湿度水平的波动而膨胀和收缩。这些电路板膨胀和收缩会破坏微电子电路和印刷板插头；不仅影响设备运行的可靠性和寿命，而且工作人员容易感到烦倦。而当机房环境相对湿度低于40%RH时，空气就变得太干燥了；此时，就很容易产生具有破坏性的静电，使得设备运行异常。同时也会让机房的洁净度达不到要求，导致灰尘的聚集，造成机房设备散热困难，容易过热和腐蚀，从而影响到机房设备的正常工作。