浅析5S管理体系在档案工作的重要性

目前，许多档案工作仅仅着眼于档案的保管、收集和整理等方面，对档案的编研与鉴定则不够重视，此外，档案管理工作中的各个环节衔接也不够紧密，时常出现资料堆积、材料不全、工作效率低、程序不规范等现象。而5S管理体系着重关注细节问题，并从素养、整理、整顿和清洁、清扫等环节出发，为档案工作人员营造良好的工作氛围，促使他们在整洁、干净的工作环境中自觉提升自身的素质，逐渐增强工作人员的管理意识。

一、5S管理体系在档案工作的重要性
1、在档案工作中合理运用5S管理体系，能够提升档案管理人员的总体素质。
在当前的社会背景下，档案管理人员应当根据时代形势积极自身的知识和技能，只有这样才能符合社会发展需求，所以，在档案工作中运用5S管理体系，可以促使档案管理人员接受新的管理知识，及时更新工作理念。

2、5S管理体系可以增强档案管理的规范性。
运用5S管理体系可以有效梳理档案管理的分类、流程和类别，便于收集、记录和整理数据，细化档案管理工作，增强每一环节的规范性。

3、加强档案管理的标准化。
合理运用5S管理体系能够有效避免多余和重复的工作，促使每一环节都按照既定的标准和程序开展。

在这种管理体系下，档案工作环境能够得到有效改善，而良好的工作环境又可以有效影响员工情绪，在融洽的工作氛围中，员工的团队精神、集体意识都能够得以提升，进而自觉提高自身的技术水平与业务能力。

二、5S管理体系在档案工作中的具体运用
1、加强整理和整顿
在5S管理体系下，档案管理工作主要包括两个方面，是办公区的整理，即在办公区域内，档案工作人员要检查所有的办公抽屉与柜子，并寻找所有的办公物品，及时清理那些与工作无关的物品，并与领导沟通交流，合理处理这些物品，或将其放置到闲置的库房，或作为废品卖掉。其次是档案库房管理。在整顿库房时，若要节俭寻找档案的时间，就需要档案工作人员根据档案利用率的差异，将档案合理分类存放，将那些利用率较高的档案放置在易于存取的位置。

2、注意清洁和清扫
所谓的“清洁”主要是指档案工作人员在完成整理和整顿工作之后，促使档案工作更具程序化、制度化和规范化特点。只有切实做好清洁工作才能够确保档案工作整齐有序的开展。而为了将5S管理体系落实到位，档案管理工作中还应当建立完善的奖惩机制和激励机制，定期检查各部门的工作情况，并对表现较好的部门给予物质和精神奖励，以便激发档案工作人员的工作热情。

3、提升人员素养
素养主要是指档案工作人员的工作态度与工作习惯，提升档案工作人员的素养能够促使他们形成良好的工作作风，认真处理档案工作中的每一细节，培养他们爱岗敬业的职业道德，增强他们的责任意识。这也是5S管理体系的核心要素。具体而言，在档案工作中制定完善的管理制度、管理标准、运行机制，并对档案工作人员进行定期的知识培训与技能培养，帮助他们树立5S管理理念，只有这样才能够培养一批懂技术、有文化、善服务、熟管理的档案工作人员。

来源：天行健管理咨询